Événementiel : vanité des vanités, tout est vanité !

Ils sont nombreux à organiser des festivals, des randonnées et d’autres activités festives ou récréatives. Des lieux touristiques à visiter, des spécialités culinaires de la région à partager, les amoureux de l’aventure s’y prêtent à cœur joie. Mais derrière l’engouement, qu’y a-t-il ? A côté des clichés photoshopés balancés à volonté sur les réseaux sociaux se cachent parfois la grogne des participants déçus par des apprentis-organisateurs. Coup de gueule. 

Quitter Bujumbura pour un coin à plus d’une centaine de kilomètres pour un festival de viande et revenir le ventre vide, se coltiner une montagne en randonnée interminable où il y aura de la bière à flot et finir le gosier sec, des « Party » ici et là qui finissent en queue de poisson, la liste est longue, tel est le sort de certains événements pourtant organisés pour passer un bon moment. Et pour cause, des organisateurs-amateurs qui se jettent à l’eau sans aucun effort d’anticipation. 

Organiser un événement est une chose, savoir le gérer en est une autre. Avec toutes les maladresses constatées, il y a moyen de les éviter si on sait vraiment tirer les leçons. Pourquoi ces flops répétitifs dans l’événementiel local ? Quelles précautions prendre pour éviter de tomber dans les mêmes travers ? Voici quelques astuces.

Choisir un lieu accessible

Rien n’est plus décevant que de vouloir participer à un événement et se perdre pendant plus d’une trentaine de minutes à la recherche du Nirvana. C’est vrai que les gens veulent découvrir des lieux, des endroits magnifiques, mais le minimum est de bien indiquer le lieu (mettre des enseignes, des pancartes de direction, etc). Récemment, un ami qui était parti s’offrir des grillades à Nyabuhweza en province Cibitoke me confiait sa mésaventure : « J’ai tourné en rond pendant un bon quart d’heure à chercher l’endroit où va se dérouler le Festival de Nyama Choma. Même les habitants du coin ne savaient pas où l’événement allait avoir lieu. J’ai dû retourner au Chef-lieu de la province pour prendre des renseignements », confiait-t-il. Pourtant, ce petit désagrément est facilement évitable si on y pense bien avant.

L’anticipation par rapport au budget

Ce n’est pas aussi évident de prévoir le nombre de personnes qui vont participer à un événement (surtout quand c’est la première fois). Encore faut-il au minimum se donner une certaine marge. Certains organisateurs ont peur de perdre s’ils y mettent un bon paquet. Et quand vient le moment d’accueillir les gens, ils se retrouvent dans l’incapacité de satisfaire tout le monde. Osez prendre le risque si vous voulez que la prochaine fois les gens vous fassent confiance. 

Le respect du timing

Aïe, le temps ! Les plaisantins aiment dire que les blancs ont la montre et que nous autres les noirs avons tout le temps. Eh bien, dans les festivals, ils n’ont pas seulement le temps, on dirait qu’ils ont le soleil et la lune avec. Sur les affiches, combien de fois n’a-t-on marqué noir sur blanc que l’événement débutait à 13h pile poil et que c’est à la tombée de la nuit que la fête commençait ? C’est à la fois ennuyant et décevant. Respecter le temps, c’est aussi respecter les participants, sans oublier que c’est un point positif pour l’organisateur. Il faut se mettre en tête que l’impression que vous donnez au premier rendez-vous va contribuer à votre succès ou votre échec à la prochaine occasion. 

Une équipe dynamique

Le choix de l’équipe d’organisation est incontournable pour la réussite d’un événement. Suis-je le seul à avoir remarqué que parfois on peut appeler un serveur et que ce dernier, s’il ne vient pas, nous arrive marchant nonchalamment. Satisfaire un client n’est pas une option, faites en sorte qu’il ne soit pas déçu par votre service. Ceux qui participent dans votre activité ne doivent pas faire la queue pour être servis. Ils sont venus pour se détendre, ne gâchez pas leur ambiance, sinon la suite risque de vous coûter cher. 

Un stock suffisant 

C’est impensable de parcourir une centaine de kilomètres pour déguster une bonne brochette ou siffler une Amstel bien fraiche et bien blonde et s’entendre dire à la fin qu’il n’y en a plus en stock. Pitié, ils sont venus pour consommer! Donnez-leur ce qu’ils vous demandent. Cela ne devrait pas poser de problème quand on voit que souvent sur vos affiches vous avez comme sponsor la Brarudi. Je connais mes compatriotes, ils viennent pour la bière, offrez-bien leur délice et vous verrez qu’ils deviendront vos inconditionnels.

Loin de moi l’idée de donner des leçons. Mais ces quelques mésaventures que je viens de raconter, je sais que je les partage avec d’autres bon vivants. Mon petit doigt me dit que si vous suivez ces petites astuces, nous n’aurons plus à vous blâmer pour une mauvaise organisation. Tant que vous honorez votre engagement, comptez sur nous car notre devise reste le même : Carpe diem !