Termes de référence pour le recrutement d’une maison d’audit

APPEL D’OFFRES RESTREINT 

Termes de référence pour le recrutement d’une maison d’audit

 

1. Contexte et objectif du projet

Le projet MASS COM-NYUNGANIRA, soutenu par l’Ambassade du Royaume des Pays-Bas au Burundi, s’engage à améliorer la santé sexuelle et reproductive des jeunes et femmes en utilisant une approche multi-canaux pour diffuser des informations factuelles, remettre en question les normes inéquitables et renforcer l’accès aux services, avec l’objectif de toucher plus de 1,5 million de personnes sur deux ans. 

Cette initiative est une des composantes du programme SRHR Solutions initié par l’Ambassade du Royaume des Pays-Bas. Elle est coordonnée par AJEBUDI, qui collaborera avec d’autres partenaires, à savoir AFJO, RNW Media, JIMBERE et TWUBAKE. Le projet MASS COM-NYUNGANIRA vise à influencer les comportements, à favoriser des discussions ouvertes et à établir une dynamique médiatique propice à un changement durable dans la société burundaise.

Ce projet se déroulera au Burundi sur une période de 27 mois, de décembre 2023 à février 2026. 

C’est dans ce contexte que AJEBUDI, lead du consortium “NYUNGANIRA”, souhaite recruter une maison d’audit externe spécialisée dans la gestion financière pour appuyer l’organisation lead dans la gestion administrative et financière du programme. L’objectif est de garantir une gestion financière transparente et efficace, conformément aux normes internationales, tout en fournissant un soutien supplémentaire pour renforcer les capacités de gestion du consortium.

1.1 Présentation de l’Employeur

AJEBUDI est une organisation de jeunes, experte dans les approches et innovations numériques (création de contenu en ligne, campagnes de communication et de plaidoyer, renforcement des capacités dans l’offre médiatique, communication organisationnelle, etc.), pionnière au Burundi dans les stratégies d’engagement centrées sur l’individu, de communication pour le changement visant les jeunes et dans l’animation des espaces d’expression en ligne et hors ligne. Elle est enregistrée au Conseil National de la Communication sous l’appellation YAGA Burundi. Les approches de Yaga sont basées sur les évidences et les vécus personnels, et sont centrées sur les jeunes dans toute leur diversité.

Yaga est une des plateformes numériques les plus suivies par les jeunes au Burundi (533 000 followers sur Facebook, 100 000 followers sur Instagram, 70 000 followers sur Twitter). 

2. Responsabilités de la maison d’audit

La maison d’audit sera chargée de :

  • Évaluer les procédures administratives, financières et la capacité de gestion des sous-récipiendaires.
  • Effectuer une évaluation des risques financiers potentiels pour le consortium, en identifiant les vulnérabilités et en proposant des mesures d’atténuation.
  • Proposer au lead des recommandations pour l’amélioration des procédures internes et de contrôle afin de garantir la conformité aux exigences du bailleur
  • Réaliser un suivi trimestriel des partenaires du consortium.
  • Produire des rapports trimestriels détaillés sur les évaluations effectuées, y compris des recommandations pour des actions correctives, ainsi que des rapports sur les risques financiers identifiés.
  • Fournir une formation et des conseils pour renforcer les capacités de gestion financière du consortium, incluant des sessions de formation, une assistance en planification financière et des revues de rapports financiers périodiques.
  • Soutenir la coordination et la gestion du consortium en offrant une assistance pour la gestion des subventions, la gestion des risques non-financiers, la documentation des procédures et un mentorat continu.
  • Revoir et réviser la politique de sous-subvention du consortium pour assurer une répartition efficiente des ressources et réviser les contrats de sous-subvention.

3. Compétences et qualifications requises

La maison d’audit devrait posséder :

  • Une expérience avérée dans l’audit financier, en particulier dans le secteur des ONGs ou des consortia.
  • Une expertise dans l’évaluation des risques financiers et la formulation de recommandations pratiques.
  • Une équipe expérimentée avec des qualifications pertinentes et une connaissance approfondie des normes comptables internationales.
  • Une compétence avancée dans l’analyse des politiques de subventions et des mécanismes de répartition des ressources, avec une capacité démontrée à formuler des politiques efficientes de sous-subvention pour garantir une utilisation efficace des fonds alloués.

De plus, le candidat idéal devrait :

  • Avoir une expérience significative et des références solides dans l’audit de consortia ou d’organisations similaires, avec la capacité de gérer des processus d’audit complexes impliquant plusieurs entités.
  • Fournir des références détaillées et des réalisations antérieures, mettant en lumière des réussites notables dans l’amélioration des systèmes de contrôle interne et des politiques de sous-subvention, ainsi que des preuves tangibles de l’impact positif de leurs recommandations précédentes.
  • Proposer une approche collaborative, démontrant une volonté de travailler étroitement avec le consortium, une compréhension approfondie de ses besoins spécifiques et une flexibilité pour répondre aux exigences changeantes du programme.
  • Apporter des idées innovantes et des méthodologies modernes pour améliorer la gestion financière et la coordination du consortium, tout en favorisant la mise en œuvre de bonnes pratiques.

4. Délivrables 

La maison d’audit s’engagera à fournir les livrables suivants, alignés sur les services attendus :

  • Évaluations des Procédures et des Capacités de Gestion : Des évaluations exhaustives des procédures administratives et financières des sous-récipiendaires, incluant des recommandations détaillées pour améliorer les processus internes, les contrôles et la conformité aux normes standards internationales de gestion et d’audit.
  • Rapports d’Évaluation Trimestriels : Des rapports détaillés contenant les résultats des évaluations trimestrielles des partenaires du consortium, comprenant des recommandations spécifiques pour des actions correctives et des mesures d’amélioration, ainsi que des rapports sur les risques financiers identifiés et les plans d’atténuation correspondants.
  • Plan de Formation et d’Assistance Financière : Un plan de formation personnalisé élaboré sur la base des évaluations, incluant des sessions de formation ciblées, une assistance en planification financière et des examens périodiques des rapports financiers pour renforcer les capacités de gestion financière du consortium.
  • Assistance Continue à la Gestion : Un soutien continu à la coordination et à la gestion du consortium, comprenant une assistance sur la gestion des subventions, la documentation des procédures, des conseils pour la gestion des risques non-financiers, et un mentorat régulier.
  • Politique de Sous-Subvention Révisée : Une version révisée de la politique de sous-subvention, avec des recommandations claires pour une répartition plus efficace des ressources et des ajustements des contrats de sous-subvention pour assurer une meilleure conformité aux exigences.

5. Durée et localisation

Durée du contrat : 12 mois renouvelables 

Localisation : Bujumbura

6. Soumission des offres

Les maisons d’audit intéressées devront soumettre leur proposition comprenant une présentation détaillée de leur expérience, leur méthodologie proposée, leur équipe et leur proposition financière, ainsi que toute documentation prouvant les compétences déclarées et pouvant motiver la sélection.

7. Processus de sélection

La sélection se fera sur la base d’une évaluation approfondie des offres reçues, en prenant en compte l’expérience, la méthodologie, l’équipe et le coût proposé.

8. Modalités de candidatures

Les maisons d’audit intéressées sont invitées à soumettre leurs dossiers électroniques  avant le 26 décembre 2023 à l’adresse [email protected] 

9. Contact 

Pour toute information complémentaire, veuillez contacter Spageon NGABO  à l’adresse [email protected] 

 

Pour AJEBUDI

Armel UWIKUNZE, Représentant Légal